El papel ha estado en nuestras vidas –y oficinas- por tanto tiempo, que muchos podrían dudar en si dejarlo atrás o no. Sin embargo, si se enteraran de que podrían ahorrar dinero, cuidar al planeta y hacer más eficiente el ambiente laboral, ¡probablemente cambien de idea! Descubre más ventajas de tener un negocio paperless.
Los beneficios de una oficina sin papel
1. Es eco-friendly. Menos uso de papel equivale a menos producción de papel, ¡y a menos recursos utilizados para fabricarlo y transportarlo! Ahorrarías también en tinta y equipos de impresión, señala la experta en negocios pequeños, Alyssa Gregory, en el sitio The Balance, y da más razones para volverse paperless.
2. Ahorrarías dinero. ¿Tienes un presupuesto pequeño? No lo desperdicies en papel, cartuchos, correo y otros accesorios para imprimirlo y guardarlo. Piensa además en el espacio que ocupa, y evalúa los costos. Sin dudas, volverse paperless podría convenirle a tu bolsillo.
3. Tendrías fácil acceso. Si tienes todo digitalizado y subes un back-up a la nube (Cloud), o si accedes desde un escritorio remoto, podrías seguir siendo productivo desde cualquier lugar (tú y tus empleados).
4. Organizarías mejor tus archivos. Si te digitalizas, los días de encerrarte entre papeles a buscar ese documento urgente, habrán terminado. Incluso, te sería más fácil aplicar cambios y correcciones online que en un papel. Te ahorrarías disgustos y mucho tiempo.
5. Los recuperarías rápido si ocurre un desastre. Un incendio, robo o inundación no afectaría mucho a una oficina paperless. Como dijimos, con un back-up de tus archivos en la nube, ¡estarías salvado!, detalla el sitio The Paperless Project.
¿Cómo lograrlo?
Ahora que ya conoces las ventajas, llegó el momento de “arremangarse” y comenzar a trabajar. Toma nota de los consejos que da la experta en marketing para startups, Kate Harrison, en la revista Forbes:
- Documentos internos. Comparte archivos con Google Docs (el servicio gratuito de Gmail), y trabaja en simultáneo con tus colegas en un documento u hoja de cálculos. Incluso, mientras lo haces puedes chatear con ellos. También puedes descargar los documentos para archivarlos o imprimirlos si fuera necesario.
- Resúmenes y facturas. Si pagas todo online, entonces no deberás gastar en correo, sobres y coordinación con empleados. Pide a tu banco los resúmenes digitales, o descárgate la app Square (es gratis para Android e iOS), para aceptar pagos a través de tu smartphone. Puedes, incluso, enviar por e-mail los recibos de los clientes.
- Archivo y compartir documentos. Si tienes documentos extensos, invierte en Dropbox o en otro sistema de transferencia. Puedes crear carpetas grupales para diferentes miembros de tu oficina, permitiéndote diseminar reportes.
- Escaneo y fax. Elige una app que te permita usar tu cámara como escáner y convertir imágenes capturadas a PDF. Si alguno de tus clientes todavía usa fax, puedes usar eFax.com, que pone los que ingresan directamente en tu casilla de e-mail.
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Palabras finales ¡y digitales!
No olvides reciclar el papel que todavía tengas y que ya no uses. Piensa en esto: aproximadamente mil millones de árboles convertidos en papel se desperdician cada año en Estados Unidos, señala Harrison.
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